FGV Annual Report 2013

• Job Description and Performance Management The organisation structure is supported by clear description of the job responsibilities of each position and the linkage of related functions. Through this clarity of responsibilities and relationship between functions, the Group is moving towards operational efficiency. The Group’s performance management is based on the Key Performance Indicators (KPI) system which aligns the performance of individuals to the financial targets and business plans of the Group as approved by the Board. The half-yearly review of the KPIs provides opportunity to ensure that efforts are taken to meet the performance requirements. • Executive Information System (EIS) In FY2013, the Group had created Executive Information System (EIS) to track performance online. This gives tremendous visibility to the Management to monitor performance online and make quick and meaningful response to the competitive business environment. Key operational targets, financial metrics and valuations are updated and tracked on monthly basis. The Group has completed the EIS Phases 1 and 2 and is further developing EIS Phases 3 and 4 which shall be completed tentatively in FY 2015. • Penerangan Tugas dan Pengurusan Prestasi Struktur organisasi disokong oleh penerangan yang jelas mengenai tanggungjawab tugas setiap jawatan dan hubungan antara fungsi yang berkaitan. Menerusi tanggungjawab dan hubungan yang jelas antara fungsi ini, Kumpulan bergerak ke arah kecekapan operasi. Pengurusan prestasi Kumpulan adalah berdasarkan sistem Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang menyelaraskan prestasi individu dengan sasaran kewangan dan pelan perniagaan Kumpulan yang telah diluluskan oleh Lembaga Pengarah. Kajian setengah-tahunan ke atas KPI tersebut menyediakan peluang untuk memastikan bahawa usaha-usaha telah diambil bagi memenuhi keperluan prestasi. • SistemMaklumat Eksekutif (EIS) Pada TK2013, Kumpulan telah mewujudkan Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) untuk memantau prestasi secara dalam talian. Kaedah ini memberi skop pandangan yang luas kepada Pengurusan untuk memantau prestasi secara dalam talian dan bertindak balas secara pantas dan bermakna terhadap persekitaran perniagaan yang bersaingan. Sasaran operasi, metriks dan nilaian kewangan penting dapat dikemas kini dan dipantau setiap bulan. Kumpulan telah dapat menyelesaikan Fasa 1 dan 2 EIS dan sedang membangunkan Fasa 3 dan 4 yang dijangka akan selesai pada TK 2015. Statement On RISKMANAGEMENT AND INTERNAL CONTROL Penyata Pengurusan Risiko dan Kawalan DalamAN Project Management Office Development Phases Pejabat Pengurusan Projek Fasa-fasa Pembangunan Performance Management System 2013 Onwards Sistem Pengurusan Prestasi 2013 dan Seterusnya REVIEW BY CORPORATE STRATEGY KAJIAN OLEH STRATEGI KORPORAT EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM (EIS) SISTEMMAKLUMAT EKSEKUTIF (EIS) 3 4 Phase 1 : 29/04/13 - 17/06/13 (7 weeks) • Headline KPIs and PMO - Initiatives dashboard Fasa 1 : 29/4/13 – 17/6/13 (7 minggu) • KPI Utama dan PMO - Papan Pemuka Inisiatif Phase 2 : 05/08/13 - 11/11/13 (14 weeks) • Inclusion of level 2 and level 3 of PMO - I tracking Fasa 2 : 5/8/13-11/11/13 (14 minggu) • Penyertaan Tahap 2 dan Tahap 3 pemantauan PMO - I Phase 3 : 1 ½ years • Real-time data & “What-If Analysis”; IT as enables to transform working culture Fasa 3 : 1½ tahun • Data masa sebenar & “Analisis Sekiranya”; IT sebagai pemboleh untuk mentransformasi budaya kerja Phase 4 : 1 ½ years • Operational Real-time data & “Operational What-if Analysis”; IT as enables to transform working culture Fasa 4 : 1 ½ tahun • Data Masa Sebenar Operasi & “Analisis Sekiranya Operasi”; IT sebagai pemboleh untuk mentransformasi budaya kerja 1 Done Selesai 2 Done Selesai 30% KPIs PMOs 30% PMS (Soft Skills) 30% PMS (Kemahiran Insaniah) 70% PMS Annual Budget (according to Global Strategic Blueprint) Belanjawan Tahunan (menurut Pelan Induk Strategik Global) FIGURE 2: EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM (EIS) RAJAH 2: SISTEMMAKLUMAT EKSEKUTIF (EIS) * Phase 3 & 4 can be done concurrently * Fasa 3 & 4 boleh diadakan serentak Felda Global Ventures Holdings Berhad 154