FGV Annual Report 2013

• Whistleblowing Policy and Procedures As the Group expects the highest standards of integrity, probity, transparency and accountability from all employees to preserve and protect the Group’s interests and reputation, the Group takes a serious view of any acts of wrongdoing by any of its employees. The Board approved the Whistleblowing Policy and Procedures in December 2012, which enables employees to raise their concerns through various officially designated avenues in a confidential manner. The Procedures extend to the investigation process, reporting the investigation results and ensuring proper closure of all valid reports. Employees are accorded protection under the Policy for whistleblowing in good faith. 2. Assignment of Authority and Responsibility • Organisation Structure The Group has a comprehensive organisational structure, which organises the business operations into four (4) core clusters and support groups. The organisation structure provides clear lines of reporting, authority and segregation of duties, which promotes ownership and accountability for risk taking and defines lines of accountability and delegated authority for planning, executing, controlling and monitoring of business operations. The organisational structure is reviewed on a regular basis to incorporate any emerging business needs. • Group Discretionary Authority Limits (DAL) The Group has undertaken an initiative to compile and revise the Group DAL, which is aligned to the Group’s appetite and tolerance for risk. The Board has approved the revised Group DAL on 30th November 2012, to be used consistently throughout the Group. The Group is in the process of revising its DAL and shall table it for Board’s approval in FY2014. The Group DAL establishes a sound framework of authority and accountability within the Group, including segregation of duties, which facilitates timely, effective and quality decision-making at the appropriate levels in the Group’s hierarchy which further translates into tighter financial controls and procedures. • Dasar dan Prosedur Pendedahan Maklumat Oleh kerana Kumpulan menuntut piawaian integriti, kejujuran, ketelusan dan kebertanggungjawaban tertinggi daripada semua kakitangan agar kepentingan dan reputasi Kumpulan terpelihara dan dilindungi, Kumpulan memandang serius sebarang perbuatan salah laku oleh mana-mana kakitangan. Lembaga Pengarah telah meluluskan Dasar dan Prosedur Pendedahan Maklumat pada Disember 2012, yang membolehkan kakitangan menyuarakan kebimbangan mereka menerusi pelbagai saluran rasmi yang telah dikhaskan secara sulit. Prosedur tersebut meliputi proses penyiasatan, laporan keputusan siasatan dan memastikan penutupan yang sewajarnya bagi semua laporan yang sah. Kakitangan diberi perlindungan di bawah Dasar ini agar mereka dapat membuat pendedahan maklumat dengan niat yang baik. 2. Tugasan Kuasa dan Tanggungjawab • Struktur Organisasi Kumpulan mempunyai struktur organisasi komprehensif yang menyusun operasi perniagaan kepada empat (4) kelompok dan kumpulan sokongan teras. Struktur organisasi menyediakan aliran yang jelas bagi laporan, kuasa dan pembahagian tugas yang menggalakkan pemilikan dan kebertanggungjawaban dalam pengambilan risiko selain mentakrif had-had kebertanggungjawaban dan kuasa yang diwakilkan untuk perancangan, pelaksanaan, pengawalan dan pemantauan operasi perniagaan. Struktur organisasi ini dikaji dari semasa ke semasa untuk disertakan dengan sebarang keperluan perniagaan baharu. • Had Kuasa Budi Bicara Kumpulan (DAL) Kumpulan telah mengambil inisiatif untuk menyusun dan menyemak DAL Kumpulan, yang diselaraskan dengan kesanggupan dan toleransi Kumpulan terhadap risiko. Lembaga Pengarah telah meluluskan semakan semula DAL Kumpulan pada 30 November 2012 untuk digunakan secara seragam di seluruh Kumpulan. Kumpulan dalam proses menyemak semula DAL dan akan membentangkannya untuk kelulusan Lembaga Pengarah pada TK2014. DAL Kumpulan mewujudkan rangka kerja yang kukuh bagi kuasa dan kebertanggungjawaban dalam Kumpulan, termasuk pembahagian tugas yang memudahkan proses membuat keputusan tepat pada masanya, berkesan dan berkualiti di peringkat yang sesuai dalam hierarki Kumpulan, seterusnya menghasilkan kawalan dan prosedur kewangan yang lebih ketat. Felda Global Ventures Holdings Berhad 153