FGV Annual Report 2013

All reports or complaints received will be treated with strict confidentiality and the reporting individual will not be at risk of victimisation or retaliation for reporting in good faith. All reports made will be investigated by the Group’s internal audit function. Updates and the conclusions of the investigations will be provided to the Audit Committee on a quarterly basis. RELATED PARTY TRANSACTIONS AND RECURRENT RELATED PARTY TRANSACTIONS POLICY The Company had established its Related Party Transactions and Recurrent Related Party Transactions Policy on 7 December 2012. The objectives of this policy and procedures are as follows : 1. To set out the framework for the identification, monitoring, evaluation, reporting and approval of Related Party Transactions and Recurrent Related Party Transactions of FGV Group. 2. To put in place the guidelines and processes to ensure that Related Party Transactions and Recurrent Related Party Transactions are undertaken on terms not more favourable to the Related Parties than generally available to the public, and are not detrimental to the minority shareholders and in the best interest of FGV Group. All Related Party Transactions (including Recurrent Related Party Transactions) which require specific shareholders’ approval are poll voted as mandated by the Listing Requirements. The Company did not enter into any Recurrent Related Party Transactions which required shareholders’ mandate at the previous AGM on 26th June 2013. At the forthcoming AGM, the Company will seek shareholders’ ratification and mandate for the Recurrent Related Party Transactions of a revenue or trading nature. The details of the Recurrent Related Party Transactions requiring shareholders’ ratification and mandate are provided in the Circular to Shareholders which will be sent together with the Annual Report. RELATIONSHIP WITH EXTERNAL AUDITORS The Company’s transparent and professional relationship with the external auditors is primarily maintained through the Audit Committee and the Board. The key features underlying the Audit Committee’s relationship with both internal auditors and the external auditors are detailed in the Report on the Audit Committee of this Annual Report in pages 158 to 169. The Audit Committee works closely with the external auditors in establishing procedures in assessing the suitability and independence of the external auditors, in confirming that they are, and have been, independent throughout the conduct of the audit engagement with the Company in accordance with the independence criteria set out by the Malaysian Institute of Accountants. Semua laporan atau aduan yang diterima akan ditangani dengan penuh kerahsiaan dan individu yang membuat laporan tidak akan menghadapi risiko penganiayaan atau serangan balas terhadap laporan yang dibuat. Semua laporan yang dibuat akan disiasat oleh fungsi audit dalaman Kumpulan. Maklumat terkini dan kesimpulan penyiasatan akan disediakan kepada Jawatankuasa Audit setiap suku tahun. DASAR URUSNIAGA PIHAK BERKAITAN DAN URUSNIAGA DENGAN PIHAK BERKAITAN YANG BERULANG Syarikat telah mewujudkan Dasar Urusniaga Pihak Berkaitan dan Urusniaga Pihak Berkaitan yang Berulang pada 7 Disember 2012. Matlamat dasar dan prosedur ini adalah seperti berikut: 1. Untuk menetapkan rangka kerja bagi mengenal pasti, memantau, menilai, melapor dan meluluskan Urusniaga Pihak Berkaitan dan Urusniaga Pihak Berkaitan yang Berulang bagi Kumpulan FGV. 2. Untuk menyediakan garis panduan dan proses untuk memastikan bahawa Urusniaga Pihak Berkaitan dan Urusniaga Pihak Berkaitan yang Berulang dijalankan atas terma yang tidak lebih memihak kepada Pihak Berkaitan berbanding yang tersedia kepada umum, dan tidak menjejaskan pemegang saham minoriti serta memelihara kepentingan Kumpulan FGV. Semua Urusniaga Pihak Berkaitan (temasuk Urusniaga Pihak Berkaitan yang Berulang) yang memerlukan kelulusan pemegang saham secara spesifik akan diputuskan secara pungutan suara seperti yang dibenarkan oleh Keperluan Penyenaraian. Syarikat tidak memeterai sebarang Urusniaga Pihak Berkaitan yang Berulang yag memerlukan mandat pemegang saham di AGM yang lalu paa 26 Jun 2013. Di AGM yang akan datang, Syarikat akan mendapatkan ratifikasi danmandat pemegangsahamuntukUrusniagaPihakBerkaitan yang Berulang berbentuk hasil atau perdagangan. Butiran Urusniaga Pihak Berkaitan Berulang yang memerlukan ratifikasi dan mandat pemegang saham disediakan dalam Pekeliling kepada Pemegang Saham yang akan dihantar bersama-sama dengan Laporan Tahunan ini. PERHUBUNGAN DENGAN JURUAUDIT LUAR Perhubungan telus dan profesional antara Syarikat dan juruaudit luar dikekalkan terutamanya menerusi Jawatankuasa Audit dan Lembaga Pengarah. Ciri-ciri utama yang mendasari perhubungan Jawatankuasa Audit dengan juruaudit dalaman dan juruaudit luar diperincikan dalam Laporan Jawatankuasa Audit dalam Laporan Tahunan ini di muka surat 158 hingga 169. Jawatankuasa Audit bekerjasama secara rapat dengan juruaudit luar dalam menggariskan prosedur untuk menilai kesesuaian dan kebebasan juruaudit luar, dalam mengesahkan bahawa mereka adalah, dan sentiasa bebas sepanjang pelaksanaan tugasan audit dengan Syarikat selaras dengan kriteria bebas yang digariskan oleh Institut Akauntan Malaysia. STAtement on corporate governance Penyata Tadbir Urus Korporat Felda Global Ventures Holdings Berhad 144