FGV Annual Report 2013

STAtement on corporate governance Penyata Tadbir Urus Korporat CONFLICT OF INTEREST It has been the practice of the Company to require that members of the Board to make a declaration to that effect at the Board meeting in the event that they have interests in proposals being considered by the Board, including where such interest arises through close family members, in line with various statutory requirements on the disclosure of Director’s interest. Any interested Directors shall abstain from deliberations and decisions of the Board on the subject proposal and, where appropriate, excuse themselves from being physically present during such deliberations. Further information on conflict of interest is codified in the Directors’ CoEC and CoBP. A summary of the Directors’ CoEC and CoBP is made available on the corporate website. SHAREHOLDER COMMUNICATION The Board recognizes the importance in promoting an effective communications channel with all shareholders while ensuring consistency and clarity of disclosures at all times. An effective communications are aimed to provide its shareholderswith transparent and accurate information of the Group’s financial performance and position. In this respect, the Company thrives in maintaining a high standard for the dissemination of relevant and material information of the Group. The Group Corporate Disclosure Policy provides the proper framework and guidelines to govern the release of material and sensitive information so as not to mislead the public and shareholders. Information that is price sensitive or may be regarded as undisclosed material information about the Group is not disclosed to any party until it is already in the public domain through proper disclosure. FGV’s Investor Relations programme ensures a planned and balanced engagement with its current and potential shareholders providing a variety of forum including meetings, conference calls, investor conferences and management presentations. All of investor relations activities are conducted by FGV’s executive management, including Group Chief Executive Officer, Chief Financial Officer as well as other divisional management. The full report on the Investor Relations unit activities are as stated on page 104 of this Annual Report. Quarterly Results Analyst Briefings The Company holds media and analyst results briefings and/or conference calls chaired by the Group President/Chief Executive Officer immediately after each announcement of quarterly results to Bursa Securities. The briefings provide a platform for analysts to receive a balanced and complete view of FGV Group’s performance and the issues faced. Investor Meetings The Investor Relations unit has frequent one-on-one and group meetings with analysts, investors and potential investors throughout the year to provide constant communications with the investment community. Reasonable access to Senior Management is also provided to ensure analysts and important investors are able to meet with key executives within the Group. PERCANGGAHAN KEPENTINGAN Adalah menjadi amalan FGV untuk meminta ahli-ahli Lembaga Pengarah untuk membuat perisytiharan yang berkaitan pada mesyuarat Lembaga Pengarah sekiranya mereka mempunyai kepentingan dalam cadangan yang sedang dipertimbangkan oleh Lembaga Pengarah, termasuk apabila kepentingan tersebut timbul menerusi ahli keluarga terdekat, selaras dengan keperluan berkanun berhubung pendedahan kepentingan Pengarah. Mana-mana Pengarah yang mempunyai percanggahan kepentingan hendaklah mengecualikan diri daripada perbincangan dan proses membuat keputusan Lembaga Pengarah mengenai cadangan terbabit dan, di mana wajar,mengecualikandiri daripadahadir secarafizikal semasaperbincangan tersebut. Satu ringkasan CoEC dan CoBP Pengarah disediakan di laman sesawang korporat. KOMUNIKASI PEMEGANG SAHAM Lembaga Pengarah mengakui kepentingan menggalakkan saluran komunikasi yang berkesan dengan semua pemegang saham sambil memastikan keseragaman dan kejelasan pendedahan sepanjang masa. Komunikasi yang berkesan bertujuan untuk menyediakan para pemegang sahamnya dengan maklumat yang telus dan tepat mengenai prestasi dan kedudukan kewangan Kumpulan. Sehubungan itu, Syarikat komited dalam mengekalkan piawaian yang tinggi bagi penyebaran maklumat yang penting dan relevan mengenai Kumpulan. Dasar Pendedahan Korporat Kumpulanmenyediakan rangka kerja dan garis panduan yang sesuai untuk mentadbir urus pengeluaran maklumat penting dan sensitif agar tidak mengelirukan orang awam dan pemegang saham. Maklumat yang sensitive harga atau yang boleh dianggap sebagai maklumat yang tidak boleh didedahkan mengenai Kumpulan tidak akan didedahkan kepada mana-mana pihak sehingga ia sudah berada dalam domain awam menerusi pendedahan yang sewajarnya. Program Perhubungan Pelabur FGV memastikan komunikasi terancang dan seimbang dengan pemegang saham semasa dan potensinya melalui penyediaan pelbagai forum termasuk mesyuarat, panggilan persidangan, persidangan pelabur dan pembentangan oleh pengurusan. Semua aktiviti perhubungan pelabur dijalankan oleh pengurusan eksekutif FGV, termasuk Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan, Ketua Pegawai Kewangan serta pengurusan bahagian yang lain. Laporan penuh mengenai aktiviti unit Perhubungan Pelabur disediakan di muka surat 104 dalam Laporan Tahunan ini. Taklimat Penganalisis mengenai Keputusan Sukuan Tahun Syarikat mengadakan taklimat dan/atau persidangan media dan keputusan penganalisis yang dipengerusikan oleh Presiden/Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan sejurus selepas setiap pengumuman keputusan suku tahun kepada Bursa Securities. Taklimat tersebut menyediakan platform bagi para penganalisis untuk menerima pandangan yang seimbang dan lengkap mengenai prestasi Kumpulan FGV dan isu-isu yang dihadapinya. Mesyuarat Pelabur Unit Perhubungan Pelabur mengadakan mesyuarat secara bersemuka dan berkumpulan dengan para penganalisis, pelabur dan bakal pelabur sepanjang tahun bagi menyediakan komunikasi yang berterusan dengan komuniti pelaburan. Akses yang munasabah kepada Pengurusan Kanan juga disediakan bagi memastikan penganalisis dan pelabur penting dapat bertemu dengan eksekutif utama dalam Kumpulan. Felda Global Ventures Holdings Berhad 140