FGV Annual Report 2012

A n n u a l R e p o r t 2 0 1 2 L a p o r a n T a h u n a n 141 5.2 Frequency and Attendance (i) Meetings shall be conducted at least four times annually, or more frequently as circumstances dictate. (ii) The Chairman, in consultation with the Secretary, shall determine the frequency of the meeting and discuss the schedule of meetings with all participants concerned. (iii) The Group President, Chief Financial Officer and Head of Group Internal Audit may attend the meetings upon invitation of the Audit Committee. (iv) The Audit Committee may invite the Group President or any Audit Committee member or other officer of the listed subsidiaries to attend its meetings to provide any clarification of matters related to the listed subsidiaries. (v) Other members of the board or senior management may attend the meetings only upon the invitation of the Audit Committee. (vi) The Audit Committee shall meet with the external auditors without executive board members and management present at least twice a year. 5.3 Notice and Agenda (i) Proper notice shall be issued for any Audit Committee meeting and the Chairman shall ensure that proper agenda is prepared for the meeting. (ii) The agenda and relevant papers for the Audit Committee meeting must be issued at least a week in advance of each meeting. 5.4 Quorum (i) In order to form a quorum for the meeting, the majority of the members present must be independent Directors. (ii) In the absence of the Chairman, the members present shall elect a Chairman for the meeting from amongst the members present. 5.5 Minutes (i) The discussions and conclusions of the Audit Committee meetings should be minuted and the minutes so entered into the minutes register kept by the Secretary. (ii) Keeping of the minutes must comply with the requirements of the Companies Act 1965. (iii) Reproduction of any part of the minutes can only be through/by the Secretary. (iv) The Audit Committee shall after each committee meeting send the Board a report on its findings and recommendations. 5.2 Kekerapan dan kehadiran (i) Mesyuarat hendaklah diadakan sekurang-kurangnya empat kali setahun, atau lebih kerap jika keadaan memerlukan. (ii) Pengerusi, selepas berunding dengan Setiausaha, hendaklah menentukan kekerapan mesyuarat dan membincangkan jadual mesyuarat dengan semua pihak yang berkenaan. (iii) Presiden Kumpulan, Ketua Pegawai Kewangan dan Ketua Audit Dalaman Kumpulan boleh menghadiri mesyuarat atas jemputan Jawatankuasa Audit. (iv) Jawatankuasa Audit boleh menjemput Presiden Kumpulan atau mana-mana ahli Jawatankuasa Audit atau pegawai lain dari anak-anak syarikat tersenarai untuk menghadiri mesyuarat bagi memberikan apa-apa penjelasan mengenai perkara-perkara yang berkaitan dengan anak-anak syarikat tersenarai. (v) Ahli-ahli lain lembaga pengarah atau pengurusan kanan boleh menghadiri mesyuarat jika diundang oleh Jawatankuasa Audit. (vi) Jawatankuasa Audit hendaklah bermesyuarat dengan juruaudit luar tanpa kehadiran ahli lembaga pengarah eksekutif dan pihak pengurusan terkini sekurang-kurangnya dua kali setahun. 5.3 Notis dan Agenda (i) Notis yang sewajarnya hendaklah dikeluarkan bagi mana- mana mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengerusi hendaklah memastikan bahawa agenda yang sewajarnya disediakan untuk mesyuarat. (ii) Agenda dan kertas kerja yang berkaitan bagi mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah dikeluarkan sekurang-kurangnya seminggu sebelum setiap mesyuarat. 5.4 Korum (i) Bagi membentuk korum mesyuarat, majoriti ahli yang hadir mestilah dari kalangan Pengarah bebas. (ii) Dalam ketiadaan Pengerusi, ahli-ahli terkini hendaklah memilih seorang Pengerusi bagi mesyuarat tersebut dari kalangan ahli-ahli yang hadir. 5.5 Minit (i) Perbincangan dan kesimpulan mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah dicatat dan minit dimasukkan ke dalam daftar minit yang disimpan oleh Setiausaha. (ii) Penyimpanan minit mesti mematuhi kehendak Akta Syarikat 1965. (iii) Penerbitan semula mana-mana bahagian minit hanya boleh dibuat menerusi/oleh Setiausaha. (iv) Jawatankuasa Audit selepas setiap mesyuarat jawatankuasa harus menyerahkan kepada Lembaga Pengarah suatu laporan mengenai penemuan-penemuan dan cadangan-cadangannya.