FGV Annual Report 2012

A n n u a l R e p o r t 2 0 1 2 L a p o r a n T a h u n a n 139 4.4 Reviewing Conflict of Interest Situations and Related Party Transactions To review any conflict of interests situation and related party transaction that may arise within the Group including any transaction, procedure or course of conduct that raises questions of management integrity and in respect of recurrent related party transactions: (i) ensure that the Group has adequate procedures and processes to monitor, track and identify Recurrent Related Party Transactions in a timely manner, and to review these procedures and processes annually. (ii) assess the sufficiency of the procedures, policies and terms of the Recurrent Related Party Transactions to ensure that the transactions are fair, reasonable and on normal commercial terms; are not more favorable to the Related Party than those generally available to the public and are not detrimental to minority shareholders and in the best interest of the Group. (iii) where the Recurrent Related Party Transactions are not comparable to quotations or comparative pricing with unrelated third parties, to review the basis of the transaction price determined by the management in comparison to transactions by/to unrelated parties for substantially similar type of transactions for approval by the FGV Board. The related party transactions and conflict of interest situations should be a permanent agenda item of the Audit Committee meetings. 4.5 Other responsibilities and duties (i) To review arrangements by which employees may, in confidence, raise concerns about possible improprieties in financial reporting or other matters, and to ensure that arrangements are in place for the independent investigation of such matters and for appropriate follow-up action to be taken. This would include any whistle blowing complaints and investigative reports relating to the senior management of the Group. (ii) To report to Bursa Malaysia, any breaches of the Bursa Malaysia Main Market Listing Requirements, which have not been satisfactorily resolved. (iii) To undertake such other functions as may be agreed to by the Audit Committee and the Board. 4.4 Mengkaji Situasi Konflik Kepentingan dan Urusniaga Pihak Berkaitan Untuk mengkaji semula sebarang situasi konflik kepentingan dan urusniaga pihak berkaitan yang mungkin timbul di dalam Kumpulan termasuksebarangurusniaga,proseduratautatacarayangmenimbulkan persoalan mengenai integriti pengurusan dan berkenaan urusniaga berulang dengan pihak berkaitan: (i) memastikan bahawa Kumpulan mempunyai prosedur-prosedur dan proses-proses yang mencukupi untuk memantau, mengesan dan mengenalpasti Urusniaga Berulang dengan Pihak Berkaitan secara tepat pada masanya, dan mengkaji semula prosedur- prosedur dan proses-proses ini pada setiap tahun. (ii) menilai kecukupan prosedur, dasar-dasar dan syarat-syarat Urusniaga Berulang dengan Pihak Berkaitan bagi memastikan urusniaga yang adil, munasabah dan berdasarkan terma komersial lazim; tidak lebih memihak kepada Pihak Berkaitan berbanding dengan yang umumnya tersedia kepada orang awam dan tidak menjejaskan kepentingan pemegang saham minoriti serta kepentingan Kumpulan. (iii) sekiranya Urusniaga Berulang dengan Pihak Berkaitan tidak setanding dengan sebut harga atau harga perbandingan dengan pihak-pihak ketiga yang tidak berkaitan, untuk mengkaji semula dasar harga urusniaga yang ditentukan oleh pihak pengurusan berbanding dengan urusniaga oleh/kepada pihak-pihak yang tidak berkaitan untuk jenis urusniaga yang serupa untuk kelulusan Lembaga Pengarah FGV. Urusniaga pihak berkaitan dan situasi konflik kepentingan harus menjadi agenda tetap mesyuarat Jawatankuasa Audit. 4.5 Tanggungjawab dan Tugas Lain (i) Untuk mengkaji pengaturan yang mana kakitangan boleh, dengan penuh keyakinan, menyuarakan kebimbangan mengenai kemungkinan salah laku dalam laporan kewangan atau perkara-perkara lain, dan untuk memastikan bahawa terdapat perancangan bagi siasatan bebas ke atas perkara-perkara itu dan tindakan susulan yang perlu diambil. Ini termasuk apa-apa aduan pendedahan maklumat dan laporan siasatan berhubung pengurusan kanan Kumpulan. (ii) Untuk melaporkan kepada Bursa Malaysia, sebarang pelanggaran Kehendak Penyenaraian Pasaran Utama Bursa Malaysia, yang tidak diselesaikan dengan baik. (iii) Untuk menjalankan apa-apa fungsi lain yang telah dipersetujui oleh Jawatankuasa Audit dan Lembaga Pengarah.