FGV Annual Report 2012

A n n u a l R e p o r t 2 0 1 2 L a p o r a n T a h u n a n 123 ACCOUNTABILITY AND AUDIT FINANCIAL REPORTING AND DISCLOSURE The Board ensures that shareholders are presented with a clear, balanced and comprehensive view of FGV Group’s financial performance and prospects through the audited financial statements, quarterly announcement of results, the Chairman’s Statement, the Group President/Chief Executive Officer’s Business Review in the Annual Report as well as corporate announcements on significant developments affecting the Company in accordance with the LR. INTERNAL CONTROLS The Board recognises that the ultimate responsibility for ensuring FGV Group’s sound internal control system and reviewing its effectiveness lies with the Board. The Statement on Risk Management and Internal Control which provides an overview of the states of internal control within FGV Group is set out in pages 126 to 133 of this Annual Report. WHISTLE BLOWING POLICY The Board had established, on 7 December 2012, a Whistle Blowing Policy to encourage transparent and ethical conduct within the Group.The main objectives of this Whistle blowing Policy are : (i) To provide avenues for employees to disclose any acts of wrongdoing. (ii) To assure the employees that they will be protected from reprisals, discrimination or victimization for whistle blowing in good faith. (iii) To provide a formal mechanism for action on all reports made. This policy allows individuals to report on alleged acts of wrong doing within the Group such as, but not exhaustive to, the following: 1. Malpractice, impropriety, fraud and embezzlements. 2. Misappropriation of assets and funds. 3. Criminal breach of trust. 4. Illicit and corrupt practices. 5. Questionable or improper accounting. 6. Misuse of confidential information. 7. Acts or omissions, which are deemed to be against the interest of the Group, laws, regulations or public policies. 8. Breaches of any Group policies or Code of Ethics and Employee Conduct. 9. Attempts to deliberately conceal any of the above or other acts of wrongdoing. AKAUNTABILITI DAN AUDIT LAPORAN KEWANGAN DAN PENDEDAHAN Lembaga Pengarah memastikan bahawa pemegang saham disediakan dengan pandangan yang jelas, seimbang dan komprehensif mengenai prestasi kewangan dan prospek Kumpulan FGV menerusi penyata kewangan yang telah diaudit, pengumuman keputusan sukuan tahun, Penyata Pengerusi, Ulasan Perniagaan oleh Presiden/Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan dalam Laporan Tahunan serta pengumuman korporat mengenai perkembangan penting yang mempengaruhi Syarikat selaras dengan KP. KAWALAN DALAMAN Lembaga Pengarah mengakui bahawa tanggungjawab utama untuk memastikan sistem kawalan dalaman Kumpulan FGV yang kukuh dan kajian keberkesanannya terletak pada Lembaga Pengarah. Penyata Pengurusan Risiko dan Kawalan Dalaman yang memberi gambaran mengenai keadaan kawalan dalaman Kumpulan FGV dibentangkan di mukasurat 126 hingga 133 dalam Laporan Tahunan ini. DASAR PENDEDAHAN MAKLUMAT Pada 7 Disember 2012, Lembaga Pengarah telah mewujudkan Dasar Pendedahan Maklumat bagi menggalakkan tatalaku yang telus dan beretika dalam Kumpulan. Matlamat utama Dasar Pendedahan Maklumat ini adalah seperti berikut: (i) Untuk memberikan saluran kepada kakitangan untuk mendedahkan sebarang tindakan salahlaku. (ii) Untuk meyakinkan kakitangan bahawa mereka akan dilindungi daripada serangan balas, diskriminasi atau penganiayaan untuk pendedahan maklumat berdasarkan niat yang baik. (iii) Untuk menyediakan satu mekanisma rasmi untuk tindakan ke atas semua laporan yang dibuat. Dasar ini membolehkan individu melaporkan dakwaan perbuatan salah laku dalam Kumpulan seperti, tetapi tidak terhad kepada, yang berikut: 1. Penyelewengan, salah laku, penipuan dan penggelapan wang. 2. Penyalahgunaan aset dan dana. 3. Jenayah pecah amanah. 4. Amalan haram dan rasuah. 5. Perakaunan tidak wajar atau boleh dipersoalkan. 6. Penyalahgunaan maklumat sulit. 7. Perbuatan atau pengecualian, yang dianggap sebagai bertentangan dengan kepentingan Kumpulan, undang-undang, peraturan atau dasar-dasar awam. 8. Pelanggaran mana-mana dasar Kumpulan atau Kod Etika dan Tatalaku Kakitangan. 9. Percubaan untuk sengaja menyembunyikan mana-mana perbuatan di atas atau lain-lain tindakan salah laku.