FGV Annual Report 2012

124 Felda Global Ventures Holdings Berhad Dedicated channels of reporting have been set-up as follows as secure mechanisms to report any concerns: • Hotlines administered directly by the Head of Investigation from the Group’s internal audit function through: (i) Email to alert@feldaglobal.com. (ii) Posting through e-Alert form on the Group’s portal. (iii) Call to hotline number 1-800-888-717. • In writing or via email to specific key management identified in the Whistle blowing Policy. All reports or complaints received will be treated with strict confidentiality and the reporting individual will not be at risk of victimisation or retaliation for reporting in good faith. All reports made will be investigated by the Group’s internal audit function. Updates and the conclusions of the investigations will be provided to the Audit Committee on a quarterly basis. RELATED PARTY TRANSACTIONS AND RECURRENT RELATED PARTY TRANSACTIONS POLICY The Company had established its Related Party Transactions and Recurrent Related Party Transactions Policy on 7 December 2012. The objectives of this policy and procedures are as follows: 1. To set out the framework for the identification, monitoring, evaluation, reporting and approval of Related Party Transactions and Recurrent Related Party Transactions of FGV Group. 2. To put in place the guidelines and processes to ensure that Related Party Transactions and Recurrent Related Party Transactions are undertaken on terms not more favourable to the Related Parties than generally available to the public, and are not detrimental to the minority shareholders and in the best interest of FGV Group. RELATIONSHIPWITH EXTERNAL AUDITORS The Company’s transparent and professional relationship with the external auditors is primarilymaintained through the Audit Committee and the Board.The key features underlying the Audit Committee’s relationship with both internal auditors and the external auditors are detailed in the Report on the Audit Committee of this Annual Report at pages 134 to 145. The Audit Committee is of the opinion that the external auditors are independent with respect to the Group, within the meaning of the provisions of the Bye-Laws on Professional Independence of the Malaysian Institute of Accountants. In addition, to the best of the Audit Committee’s knowledge, the Audit Committee is not aware of any non-audit services that had compromised the external auditors’ independence. Statement on Corporate Governance Penyata Tadbir Urus Korporat Saluran laporan yang berdedikasi telah ditubuhkan seperti berikut sebagai mekanisma selamat untuk melaporkan sebarang kebimbangan: • Talian bantuan yang ditadbir secara langsung oleh Ketua Siasatan daripada fungsi audit dalaman Kumpulan menerusi: (i) E-mel kepada alert@feldaglobal.com. (ii) Makluman menerusi borang e-Alert di portal Kumpulan. (iii) Panggilan ke nombor hotline 1-800-888-717. • Dalam bentuk bertulis atau menerusi e-mel kepada pengurusan utama khusus yang dikenal pasti dalam Dasar Pendedahan Maklumat. Semua laporan atau aduan yang diterima akan ditangani dengan penuh kerahsiaan dan individu yang membuat laporan tidak akan menghadapi risiko penganiayaan atau serangan balas terhadap laporan yang dibuat. Semua laporan yang dibuat akan disiasat oleh fungsi audit dalaman Kumpulan. Maklumat terkini dan kesimpulan penyiasatan akan disediakan kepada Jawatankuasa Audit setiap suku tahun. DASAR URUSNIAGA PIHAK BERKAITAN DAN URUSNIAGA BERULANG DENGAN PIHAK BERKAITAN Syarikat telah mewujudkan Dasar Urusniaga Pihak Berkaitan dan Urusniaga Berulang dengan Pihak Berkaitan pada 7 Disember 2012. Matlamat dasar dan prosedur ini adalah seperti berikut: 1. Untuk menetapkan rangka kerja bagi mengenalpasti, memantau, menilai, melapor dan meluluskan Urusniaga Pihak Berkaitan dan Urusniaga Berulang dengan Pihak Berkaitan Kumpulan FGV. 2. Untuk menyediakan garis panduan dan proses untuk memastikan bahawa Urusniaga Pihak Berkaitan dan Urusniaga Berulang dengan Pihak Berkaitan dijalankan atas terma yang tidak lebih memihak kepada Pihak Berkaitan berbanding yang ditawarkan kepada umum, dan tidak menjejaskan pemegang saham minoriti serta memelihara kepentingan Kumpulan FGV. HUBUNGAN DENGAN JURUAUDIT LUAR Hubungan telus dan profesional diantara Syarikat dan juruaudit luar dikekalkan menerusi Jawatankuasa Audit dan Lembaga Pengarah. Ciri-ciri utama yang mendasari hubungan Jawatankuasa Audit dengan juruaudit dalaman dan juruaudit luar diperincikan dalam Laporan Jawatankuasa Audit dalam Laporan Tahunan ini di mukasurat 134 hingga 145. Jawatankuasa Audit berpendapat bahawa juruaudit luar adalah berpendirian bebas berkenaan kepada Kumpulan, mengikut pengertian peruntukan Undang-Undang Kecil Kebebasan Profesional Institut Akauntan Malaysia. Di samping itu, berdasarkan pengetahuan terbaik Jawatankuasa Audit, Jawatankuasa Audit tidak menyedari tentang sebarang perkhidmatan bukan audit yang telah menjejaskan pendirian bebas juruaudit luar.