FGV Annual Report 2012

A n n u a l R e p o r t 2 0 1 2 L a p o r a n T a h u n a n 119 The primary functions of the Board Steering Committee are to ensure that the Global Strategic Blueprint and its initiatives are properly implemented. Given that the formation of the Board Steering Committee took place in late 2012, no meeting was held during the financial year ended 31 December 2012. The full details of the Board Steering Committee’s Terms of Reference are published in FGV’s website. COMPANY SECRETARY The Company Secretary is responsible for advising the Board on issues relating to corporate compliance with the relevant laws, rules, procedures and regulations affecting the Board and the Group, as well as best practices of governance. She is also responsible for advising the Directors of their obligations and duties to disclose their interest in securities, disclosure of any conflict of interest in a transaction involving the Bank, prohibition on dealing in securities and restrictions on disclosure of price-sensitive information. All Directors have access to the advice and services of the Company Secretary and the Board evaluated the support and services provided by the Company Secretary to the Board during the financial year through a Board evaluation questionnaire. INSIDER TRADING In line with the Listing Requirements and the relevant provisions of the Capital Markets & Services Act 2007, Directors, key management personnel and principal officers of Felda Global Group are prohibited from trading in securities or any kind of property based on price sensitive information and knowledge, which have not been publicly announced. Notices on the closed period for trading in FGV’s shares are circulated to Directors, key management personnel and principal officers who are deemed to be privy to any price sensitive information and knowledge, in advance of whenever the closed period is applicable. CONFLICT OF INTEREST It has been the practice of FGV to require that members of the Board make a declaration to that effect at the Board meeting in the event that they have interests in proposals being considered by the Board, including where such interest arises through close family members, in line with various statutory requirements on the disclosure of Director’s interest. Any interested Directors would then abstain from deliberations and decisions of the Board on the subject proposal and, where appropriate, excuse themselves from being present in the deliberations. Fungsi utama Jawatankuasa Pemandu Lembaga Pengarah adalah untuk memastikan bahawa Rangka Tindakan Strategik Global dan inisiatif-inisiatifnya dilaksanakan dengan betul. Memandangkan pembentukan Jawatankuasa Pemandu Lembaga Pengarah berlaku pada akhir 2012, tiada mesyuarat diadakan pada tahun kewangan berakhir 31 Disember 2012. Butiran lengkap Terma-terma Rujukan Jawatankuasa Pemandu Lembaga Pengarah boleh didapati di laman web FGV. SETIAUSAHA SYARIKAT Setiausaha Syarikat bertanggungjawab menasihati Lembaga Pengarah mengenai isu-isu berkaitan pematuhan korporat terhadap undang-undang, peraturan, prosedur dan peraturan-peraturan yang memberi kesan kepada Lembaga Pengarah dan Kumpulan, serta amalan-amalan tadbir urus terbaik. Beliau juga bertanggungjawab memberi khidmat nasihat kepada Pengarah mengenai tanggungjawab dan tugas mereka dalam mendedahkan kepentingan mereka dalam sekuriti, pendedahan sebarang konflik kepentingan dalam urusniaga yang melibatkan Bank, larangan menjalankan urusniaga dalam sekuriti dan halangan pendedahan maklumat peka harga. Semua Pengarah mempunyai akses kepada nasihat dan perkhidmatan Setiausaha Syarikat dan Lembaga Pengarah menilai sokongan dan perkhidmatan yang disediakan oleh Setiausaha Syarikat kepada Lembaga Pengarah sepanjang tahun kewangan menerusi soal selidik penilaian Lembaga Pengarah. PERDAGANGAN DALAMAN Selaras dengan Kehendak Penyenaraian dan peruntukan yang berkaitan dalam Akta Pasaran Modal & Perkhidmatan 2007, para Pengarah, kakitangan pengurusan utama dan pegawai utama Kumpulan Felda Global adalah dilarang daripada menjalankan urusniaga perdagangan dalam sekuriti atau apa-apa jenis hartanah yang adalah berdasarkan maklumat dan pengetahuan peka harga, yang belum diumumkan kepada orang ramai. Notis tempoh tutup urusniaga saham FGV diedarkan kepada para Pengarah, kakitangan pengurusan utama dan pegawai utama yang disifatkan sebagai mengambil bahagian dalam apa-apa maklumat dan pengetahuan peka harga, terdahulu sebelum tempoh tutup berkenaan. KONFLIK KEPENTINGAN Adalah menjadi amalan FGV untuk meminta ahli-ahli Lembaga Pengarah untuk membuat perisytiharan yang berkaitan padamesyuarat Lembaga Pengarah sekiranya mereka mempunyai kepentingan dalam cadangan yang sedang dipertimbangkan oleh Lembaga Pengarah, termasuk apabila kepentingan tersebut timbul menerusi ahli keluarga terdekat, selaras dengan kehendak berkanun berkaitan pendedahan kepentingan Pengarah. Mana-mana Pengarah yang mempunyai konflik kepentingan akan mengecualikan diri daripada perbincangan dan pembuatan keputusan Lembaga Pengarah mengenai cadangan terbabit dan, di mana wajar, mengecualikan diri daripada hadir dalam perbincangan tersebut.