FGV Annual Report 2012

A n n u a l R e p o r t 2 0 1 2 L a p o r a n T a h u n a n 143 3. Reviewing the External Audit Process • Reviewed and approved the external auditors terms of engagement, audit plan and coordination with other audit firms involved in auditing the Group’s operations for the financial year; • Reviewed the results and issues arising from the audit by external auditors for the financial year and the resolution of issues highlighted in their report to the Audit Committee and the Management’s responses; • Reviewed the scope and engagement strategy of the external auditors and upon satisfactory assessment, recommended that the Board of Directors approve the fee payable to the external auditors in respect of the scope of work performed; • Met with the external auditors without the presence of management twice during the year to confirm that there were no restrictions on the scope of their audit and to discuss any matters presented. 4. Reviewing the Internal Audit Process • Approved a revised Group Internal Audit Charter, which provides clear purpose, authority and responsibility of Group Internal Audit. • Reviewed the adequacy of competency and resources of Group Internal Audit to execute the Annual Group Internal Audit Plan, including monitoring the progress of recruitment for vacant positions; • Reviewed and approved the medium term and annual internal audit plan for the Group as proposed by the Group Internal Audit, which was prepared on a priority ranking system based on a risk assessment of the audit universe to provide sufficient audit coverage; • Reviewed internal audit reports issued by Group Internal Audit on the effectiveness and adequacy of governance, risk management, operational and compliance processes; • Reviewed the adequacy and effectiveness of actions taken by the Management on all significant and recurring issues raised; • Reviewed the outcome of investigations held and monitored the progress and outcome of action taken by the Management on confirmed misconduct, fraud and non-compliances; • Approved senior appointments to Group Internal Audit; Conducted yearly review and assessment on the adequacy of performance of the Group Internal Audit in performing the internal audit function for the Group; • Prior to the Audit Committee meetings, the Chairman held private meetings and discussions with the Head of Group Internal Audit on the internal audit reports and any related matters. 3. Menyemak Proses Audit Luaran • Mengkaji dan meluluskan terma perkhidmatan juruaudit luaran, pelan audit dan penyelarasan dengan firma audit lain yang terlibat dalam audit operasi Kumpulan bagi tahun kewangan; • Menyemak keputusan dan isu-isu yang timbul daripada audit oleh juruaudit luar bagi tahun kewangan dan penyelesaian isu-isu yang digariskan dalam laporan mereka kepada Jawatankuasa Audit dan maklumbalas Pengurusan; • Menyemak skop dan strategi penglibatan juruaudit luar dan setelah penilaian yang memuaskan, mengesyorkan kepada Lembaga Pengarah untuk meluluskan yuran yang perlu dibayar kepada juruaudit luar bagi skop kerja yang telah dilakukan; • Berbincang dengan juruaudit luar tanpa kehadiran pihak pengurusan sebanyak dua kali semasa tahun ini bagi mengesahkan bahawa tidak ada sekatan ke atas skop audit mereka dan membincangkan sebarang perkara yang dikemukakan. 4. Menyemak proses audit dalaman • Meluluskan Piagam Audit Dalaman Kumpulan yang telah disemak, yang menyediakan tujuan, kuasa dan tanggungjawab Audit Dalaman Kumpulan yang jelas. • Menyemak kecukupan kecekapan dan sumber Audit Dalaman Kumpulan dalam melaksanakan Rancangan Audit Dalaman Tahunan Kumpulan, termasuk memantau perkembangan pengambilan pekerja bagi jawatan- jawatan kosong; • Mengkaji dan meluluskan pelan audit dalaman tahunan dan tempoh sederhana bagi Kumpulan seperti yang dicadangkan oleh Audit Dalaman Kumpulan, yang telah disediakan menggunakan sistem tahap keutamaan berdasarkan penilaian risiko semesta audit bagi menyediakan liputan audit yang mencukupi; • Mengkaji laporan audit dalaman yang dikeluarkan oleh Audit Dalaman Kumpulan berhubung keberkesanan dan kecukupan tadbir urus, pengurusan risiko, operasi dan pematuhan proses; • Mengkaji kecukupan dan keberkesanan tindakan yang diambil oleh pihak pengurusan ke atas semua isu-isu penting dan berulang yang dibangkitkan; • Menyemak hasil siasatan yang dijalankan dan memantau kemajuan dan hasil tindakan yang diambil oleh pihak Pengurusan mengenai aduan salah laku, penipuan dan ketidakpatuhan yang telah disahkan; • Meluluskan pelantikan kanan Audit Dalaman Kumpulan; Menjalankan kajian dan penilaian tahunan berhubung kecukupan prestasi Audit Dalaman Kumpulan dalam melaksanakan fungsi audit dalaman bagi Kumpulan; • Sebelum mesyuarat Jawatankuasa Audit, Pengerusi telah mengadakan mesyuarat dan perbincangan tertutup dengan Ketua Audit Dalaman Kumpulan berhubung laporan audit dalaman dan sebarang perkara yang berkaitan.