FGV Annual Report 2012

A n n u a l R e p o r t 2 0 1 2 L a p o r a n T a h u n a n 135 The Audit Committee was established on 25 March 2010 to act as a committee for the Board of Directors. Dato’ Abdul Rahman bin Ahmad is a member of the Institute of Chartered Accountants in England and Wales and Dato’ Paduka Ismee Ismail is a Fellow member of The Chartered Institute of Management Accountants, United Kingdom. All members of the Audit Committee are financially literate and are able to analyse and interpret financial statements to effectively discharge their duties and responsibilities. The Audit Committee, therefore, meets the requirements of paragraph 15.09 (1)(c) of the Listing Requirements which stipulates that at least one (1) member of the Audit Committee must be a qualified accountant. Majority of the Audit Committee is comprised of Independent Non-Executive Directors. During the financial year, the Group President/Chief Executive Officer (CEO), Chief Financial Officer, Head of Group Internal Audit of FGV and Head of various operations attended the meetings upon the invitation of the Audit Committee. The Audit Committee Chairman reports to the Board on principal matters deliberated at Audit Committee meetings. Minutes of each meeting are circulated to the Board at the most practicable next Board meeting. The external auditors briefed the Audit Committee on matters relating to the external audit at six (6) Audit Committee meetings during the financial year. The Audit Committee also had two sessions during the financial year with the external auditors without the presence of the Management. TERMS OF REFERENCE OF THE AUDIT COMMITTEE 1. Purpose The purpose of the Audit Committee is to assist the Board in fulfilling the following key responsibilities: (i) Assessing the risks and control environment; (ii) Overseeing financial reporting; (iii) Evaluating the internal and external audit process; and (iv) Reviewing conflict of interest situations and related party transactions. 2. Composition (i) The Audit Committee members shall be appointed by and from the Board of FGV, and shall comprise of not less than three (3) members. (ii) All members of the Audit Committee shall be non-executive directors with a majority being independent Directors of FGV. An alternate Director cannot be appointed as a member of the Audit Committee. Jawatankuasa Audit telah ditubuhkan pada 25 Mac 2010 untuk bertindak sebagai satu jawatankuasa bagi Lembaga Pengarah. Dato’Abdul Rahman bin Ahmad adalah ahli Institut Akauntan Berkanun di England danWales dan Dato’Paduka Ismee Ismail adalah ahli Felo Chartered Institute of Management Accountants, United Kingdom. Semua ahli Jawatankuasa Audit berkepakaran dalam bidang kewangan dan boleh menganalisis dan mentafsir penyata kewangan bagi melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka dengan berkesan. Jawatankuasa Audit, oleh itu, memenuhi syarat-syarat perenggan 15.09(1)(c) Keperluan Penyenaraian yang menetapkan bahawa sekurang-kurangnya satu (1) ahli Jawatankuasa Audit mestilah merupakan seorang akauntan bertauliah. Majoriti ahli dalam Jawatankuasa Audit adalah terdiri daripada Pengarah Bukan Eksekutif Bebas. Pada tahun kewangan ini, Presiden/Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan, Ketua Pegawai Kewangan, Ketua Audit Dalaman Kumpulan FGV serta Ketua dari pelbagai operasi telah menghadiri mesyuarat atas jemputan Jawatankuasa Audit. Pengerusi Jawatankuasa Audit melaporkan kepada Lembaga Pengarah mengenai perkara- perkara utama yang dibincangkan pada mesyuarat Jawatankuasa Audit. Minit setiap mesyuarat akan diedarkan kepada Lembaga Pengarah pada mesyuarat Lembaga Pengarah akan datang. Juruaudit luar memberi taklimat kepada Jawatankuasa Audit mengenai perkara-perkara yang berkaitan dengan audit luar pada enam mesyuarat Jawatankuasa Audit sepanjang tahun kewangan. Jawatankuasa Audit juga telah mengadakan dua sesi pertemuan dengan juruaudit luar semasa tahun kewangan tanpa kehadiran pihak Pengurusan. TERMA-TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA AUDIT 1. Tujuan Tujuan penubuhan Jawatankuasa Audit adalah untuk membantu Lembaga Pengarah dalam memenuhi tanggungjawab utama berikut: (i) Menilai risiko-risiko dan persekitaran kawalan; (ii) Memantau pelaporan kewangan; (iii) Menilai proses audit dalaman dan luar; dan (iv) Mengkaji keadaan di mana berlakunya konflik kepentingan dan urusniaga pihak berkaitan. 2. Komposisi (i) Ahli-ahli Jawatankuasa Audit hendaklah dilantik oleh dan daripada kalangan Lembaga Pengarah FGV, dan hendaklah terdiri tidak kurang daripada tiga (3) orang ahli. (ii) Semua ahli Jawatankuasa Audit hendaklah terdiri daripada pengarah bukan eksekutif dengan majoritinya terdiri daripada Pengarah Bebas FGV. Pengarah gantian tidak boleh dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Audit.