FGV Annual Report 2012

130 Felda Global Ventures Holdings Berhad • Integrity Initiatives FGV had signed the Corporate Integrity Pledge with the Malaysian Anti-Corruption Commission (MACC) on 9 April 2012. The signing of the Corporate Integrity Pledge signifies FGV’s unilateral declaration that it will not be involved with corruption, commit any act of corruption, work towards creating a business environment that is free from corruption and will uphold the Anti-Corruption Principles for Corporations in Malaysia. An integrity awareness session was held for the Management Committee of the Group on 22 June 2012. The Group Procurement Division has also revised Procurement Code of Ethics (PCE) to provide ethical guidance to vendors when dealing with the Group. The revised PCE was effective on 15 July 2011. A series of road show was undertaken in 2012 to explain the PCE to Malaysian employees and vendors. In addition, Integrity Pact was also signed with the Group’s registered vendors. A total of 514 vendors have signed the Integrity Pact as at 31 December 2012. • Whistle Blowing Policy and Procedures As the Group expects the highest standards of integrity, probity, transparency and accountability from all employees to preserve and protect the Group’s interests and reputation, the Group takes a serious view of any acts of wrong doing by any of its employees. The Board has approved a new set of Whistle Blowing Policy and Procedures in December 2012, which enables employees to raise their concerns through various officially designated avenues in a confidential manner. The Procedures extend to the investigation process, reporting the investigation results and ensuring proper closure of all valid reports. Employees are accorded protection under the Policy for whistle blowing in good faith. 2. Assignment of Authority and Responsibility • Organisation Structure The Group has a comprehensive organisational structure, which organises the business operations into functional clusters and related support groups.The organisation structure provides clear lines of reporting, authority and segregation of duties, which promotes ownership and accountability for risk taking and defines lines of accountability and delegated authority for planning, executing, controlling and monitoring of business operations. The organisational structure is reviewed on a regular basis to incorporate any emerging business needs. • Inisiatif Integriti FGV telah menandatangani Ikrar Integriti Korporat dan Perjanjian Integriti dengan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) pada 9 April 2012. Majlis menandatangani Ikrar Integriti Korporat dan Perjanjian Integriti tersebut menandakan pengisytiharan unilateral FGV bahawa ia tidak akan terlibat dengan rasuah, melakukan apa-apa perbuatan rasuah, berusaha ke arah mewujudkan persekitaran perniagaan yang bebas daripada rasuah dan akan mendokong Prinsip Pencegahan Rasuah bagi Syarikat-syarikat di Malaysia. Satu sesi kesedaran integriti telah diadakan untuk Pengurusan Kanan Kumpulan pada 22 Jun 2012. Bahagian Pemerolehan Kumpulan juga telah menyemak Kod Etika Pemerolehan (PCE) bagi menyediakan panduan etika kepada vendor ketika berurusan dengan Kumpulan. PCE yang telah disemak mula berkuatkuasa pada 15 Julai 2011. Beberapa siri jelajah jalanan telah dilaksanakan pada 2012 bagi memberi penjelasan mengenai PCE kepada kakitangan dan vendor Malaysia. Selain itu, Perjanjian Integriti juga telah ditandatangani dengan vendor berdaftar Kumpulan. Sejumlah 514 vendor telah menandatangani Perjanjian Integriti tersebut setakat 31 Disember 2012. • Dasar dan Prosedur Pendedahan Maklumat Oleh kerana Kumpulan menjangkakan piawaian integriti, kejujuran, ketelusan dan kebertanggungjawaban yang tertinggi daripada semua kakitangan agar kepentingan dan reputasi Kumpulan terpelihara dan dilindungi, Kumpulan memandang serius sebarang perbuatan salah laku oleh mana-mana kakitangan. Lembaga Pengarah telah meluluskan satu set baru Dasar dan Prosedur Pendedahan Maklumat pada Disember 2012, yang membolehkan kakitangan menyuarakan kebimbangan mereka menerusi pelbagai saluran rasmi secara sulit. Prosedur tersebut meliputi proses penyiasatan, pelaporan hasil siasatan dan pemastian penutupan yang sewajarnya bagi semua laporan yang sah. Kakitangan diberi perlindungan di bawah Polisi ini dengan niat yang baik. 2. Tugasan Kuasa dan Tanggungjawab • Struktur Organisasi Kumpulan mempunyai struktur organisasi yang komprehensif, yang menganjurkan operasi perniagaan kepada kelompok-kelompok yang berfungsi dan kumpulan sokongan yang berkaitan. Struktur organisasi menyediakan barisan jelas bagi pelaporan, kuasa dan pembahagian tugas, yang menggalakkan pemilikan dan kebertanggungjawaban dalam pengambilan risiko selain menentukan tanggungjawab dan kuasa yang diwakilkan untuk perancangan, pelaksanaan, pengawalan dan pemantauan operasi perniagaan. Struktur organisasi ini dikaji semula secara berkala bagi merangkumkan mana-mana keperluan perniagaan yang baru muncul. Statement on Risk Management and Internal Control Penyata Pengurusan Risiko dan Kawalan Dalaman