FGV Annual Report 2012

A n n u a l R e p o r t 2 0 1 2 L a p o r a n T a h u n a n 105 DIRECTORS PENGARAH NUMBER OF BOARD MEETINGS ATTENDED (DURING THE DIRECTORS’TENURE) JUMLAH MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH DIHADIRI (SEPANJANG TEMPOH PERKHIDMATAN PENGARAH) PERCENTAGE PERATUS Non-Independent Executive Director Pengarah Eksekutif Bukan Bebas Dato’Sabri Ahmad 24 out of 24 24 daripada 24 100 Dr Mohd Emir Mavani Abdullah (Appointed as a Non Independent Non-Executive Director on 1 January 2012 and re-designated as a Non-Independent Executive Director on 1 January 2013) (Dilantik sebagai Pengarah Bukan Eksekutif Bukan Bebas pada 1 Januari 2012 dan dilantik semula sebagai Pengarah Eksekutif Bukan Bebas pada 1 Januari 2013) 20 out of 24 20 daripada 24 83.3 Access to Information and Advice The Board regularly reviews reports on progress against financial objectives, business development and also receives regular reports and presentations on strategy and updates, risks profiles and material litigation. Regular reports are also provided by Board Committees on their deliberations and recommendations. The agenda and supporting papers are distributed in advance for all Board and Board Committee meetings to allow time for appropriate review to facilitate full discussion at the meetings. Board meeting agendas and Board meeting papers which include, among others, comprehensive management reports, minutes of meetings, project or investment proposals and supporting documents are targeted for dissemination to the Directors at least seven days prior to Board meetings. However, papers that are deemed urgent may still be submitted to the Company Secretary to be tabled to the Board at the Board Meeting, subject to the approval of the Chairman and the Group President/CEO. Presentations to the Board are prepared and delivered in a manner that ensures a clear and adequate presentation of the subject matter. All issues raised, discussions, deliberations, decisions and conclusions including dissenting views made at Board meetings along with clear actions to be taken by responsible parties are recorded in the minutes. Where the Board is considering a matter in which a Director has interest, the relevant Director immediately discloses the interest and abstains from participating in any discussion or decision making on the subject matter. The Board is constantly advised and updated on statutory and regulatory requirements pertaining to their duties and responsibilities. As and when the need arises, Directors are also provided with ad-hoc reports, information papers and relevant training where necessary to ensure they are appraised on key business, operational, corporate, legal, regulatory and industry matters. Akses kepada Maklumat dan Nasihat Lembaga Pengarah mengkaji secara kerap laporan mengenai kemajuan objektif kewangan, pembangunan perniagaan dan juga menerima laporan dan pembentangan strategi dan maklumat terkini profil risiko dan tindakan undang- undang yang penting. Laporan juga disediakan oleh Jawatankuasa Lembaga Pengarah mengenai perbincangan dan cadangan mereka. Agenda dan kertas sokongan diedarkan terlebih dahulu untuk semua mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Pengarah untuk memberi masa bagi kajian yang sesuai agar memudahkan perbincangan penuh dalam mesyuarat. Agenda mesyuarat Lembaga Pengarah dan kertas mesyuarat Lembaga Pengarah termasuk, antara lain, laporan pengurusan komprehensif, minit mesyuarat, cadangan projek atau pelaburan dan dokumen sokongan yang disasarkan untuk pengagihan kepada para Pengarah sekurang-kurangnya tujuh hari sebelum mesyuarat Lembaga Pengarah. Bagaimanapun, kertas yang dianggap mustahak masih boleh diserahkan kepada Setiausaha Syarikat untuk dibentangkan kepada Lembaga Pengarah di Mesyuarat Lembaga Pengarah, tertakluk kepada kelulusan Pengerusi dan Presiden/Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan. Pembentangan kepada Lembaga Pengarah disediakan dan disampaikan dalam cara yang mana pembentangan adalah jelas dan mencukupi bagi perkara terbabit. Semua isu-isu yang dibangkitkan, perbincangan, pertimbangan, keputusan dan kesimpulan termasuk pandangan yang bertentangan yang dibuat pada mesyuarat Lembaga Pengarah berserta tindakan jelas yang perlu diambil oleh pihak yang bertanggungjawab adalah direkodkan dalam minit mesyuarat. Apabila Lembaga Pengarah mempertimbangkan perkara di mana seseorang Pengarah mempunyai kepentingan, Pengarah berkenaan dengan serta-merta mendedahkan kepentingan tersebut dan mengecualikan diri daripada mengambil bahagian dalam apa-apa perbincangan atau pembuatan keputusan mengenai perkara itu. Lembaga Pengarah sentiasa dimaklumkan dan dikemaskini mengenai keperluan berkanun dan kawal selia yang berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab mereka. Apabila perlu, para Pengarah juga disediakan dengan laporan ad-hoc , kertas maklumat dan latihan yang relevan di mana perlu bagi memastikan mereka dinilai berkaitan hal-hal perniagaan utama, operasi, korporat, perundangan, kawal selia dan industri.