FGV Annual Report 2012

A n n u a l R e p o r t 2 0 1 2 L a p o r a n T a h u n a n 103 (c) Executive Dialogue by Ministry of Finance, Malaysia (d) Persidangan INVEST Malaysia by Bursa Malaysia & Maybank Investment Bank (e) Board Briefing Sime Darby by Sime Darby (f) Director Duties, Regulatory Updates and Governance Seminar for Directors of PLCs 2013 by Malaysian Institute of Corporate Governance (MICG) (g) Private Equity & Venture Capital by Harvard University, Boston (h) Board of Directors Workshop by Media Prima Berhad Directors’Workshop (i) Directors Workshop on The Malaysian Code on Corporate Governance 2012 by Malaysian Alliance of Corporate Directors (j) Boardroom Essential Soft Skills and Board Simulation Training by Malaysian Alliance of Corporate Directors (k) Professionalism in Directorship Programme by Malaysian Alliance of Corporate Directors (l) Financial Institutions Directors’ Education Program – The Director’s Legal Tool Kit by The ICLIF Leadership and Governance Centre Board Meetings During the financial year ended 31 December 2012, the Board met 24 times to deliberate and consider a variety of significant matters that required its guidance and approval. 18 FGV Board meetings were held prior to the date of listing of FGV on 28 June 2012 to discuss matters which were mainly related to the initial public offer of FGV shares. The Board requires all members to devote sufficient time to the working of the Board, to effectively discharge their duties as the directors of FGV, and to use their best endeavours to attend meetings. Board Meetings and Board Committee meetings are scheduled in advance of the new financial year to enable Directors to plan ahead and fit the year’s meetings into their schedules. Special Board meetings are convened between the scheduled meetings to consider urgent proposals or matters that require expeditious decision or deliberation by the Board. The Board has a regular annual schedule of matters which are tabled to the Board for their approval and/or notation which includes business performance updates, unaudited quarterly results, reports from all operating segments and on strategy, investments, financial and investor relations. In order for the Board meetings to be more effective and in-depth deliberations of matters are achieved, the meeting agenda at Board meetings are sequenced in such a way taking into consideration the complexity of the proposal and/or whether they are items for approval, discussion or notation by the Board. Whenever necessary, senior management or external advisors are also invited to attend Board and Board Committee meetings to provide further clarity on agenda items being discussed to enable the Board and/or Board Committees to arrive at a considered and informed decision. (c) Dialog Eksekutif oleh Kementerian Kewangan, Malaysia (d) Persidangan INVEST Malaysia oleh Bursa Malaysia & Maybank Investment Bank (e) Taklimat Lembaga Pengarah Sime Darby oleh Sime Darby (f) Tugas Pengarah, Maklumat Terkini Kawal Selia dan Seminar Tadbir Urus untuk para Pengarah PLC 2013 oleh Institut Tadbir Urus Korporat Malaysia (MICG) (g) Ekuiti Swasta & Modal Usahasama oleh Universiti Harvard, Boston (h) Bengkel Lembaga Pengarah oleh Media Prima Berhad (i) Bengkal Para Pengarah mengenai Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia 2012 oleh Perikatan Pengarah Korporat Malaysia (j) Kemahiran Insaniah dan Latihan Simulasi Lembaga Pengarah oleh Perikatan Pengarah Korporat Malaysia (k) Program Profesionalisme Pengarah oleh Perikatan Pengarah Korporat Malaysia (l) Program Pendidikan Pengarah Institusi Kewangan – Kit Undang-undang Pengarah oleh Pusat Kepimpinan dan Tadbir Urus ICLIF Mesyuarat Lembaga Pengarah Pada tahun kewangan berakhir 31 Disember 2012, Lembaga Pengarah telah bermesyuarat sebanyak 24 kali untuk membincangkan dan mempertimbangkan pelbagai perkara penting yang memerlukan panduan dan kelulusannya. Sebanyak 18 mesyuarat Lembaga FGV telah diadakan sebelum tarikh penyenaraian FGV pada 28 Jun 2012 untuk membincangkan perkara-perkara yang kebanyakannya berkaitan dengan tawaran awam permulaan saham FGV. Lembaga memerlukan kesemua ahlinya untuk menumpukan masa yang mencukupi untuk kerja-kerja Lembaga Pengarah, bagi melaksanakan secara berkesan tugas mereka sebagai para pengarah FGV, dan untuk berusaha sebaik mungkin untuk menghadiri mesyuarat. Mesyuarat Lembaga Pengarah dan mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Pengarah dijadualkan lebih awal bagi tahun kewangan yang baru untuk membolehkan para Pengarah merancang lebih awal dan memasukkan mesyuarat-mesyuarat tahunan tersebut ke dalam jadual mereka. Mesyuarat Khas Lembaga Pengarah diadakan di antara mesyuarat yang telah dijadualkan untuk menimbangkan cadangan-cadangan mustahak atau perkara- perkara yang memerlukan pembuatan keputusan yang cepat oleh Lembaga Pengarah. Lembaga Pengarah mempunyai jadual tahunan lazim bagi perkara-perkara yang dibentangkan kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan dan/atau catatan termasuk kemas kini prestasi perniagaan, keputusan suku tahun belum diaudit, laporan daripada semua segmen operasi serta strategi, pelaburan, kewangan dan perhubungan pelabur. Agar mesyuarat Lembaga Pengarah menjadi lebih berkesan dan perbincangan mendalamdapatdicapai,agendamesyuaratdiMesyuaratLembagaPengarahdisusun dalam cara yang mengambilkira kerumitan cadangan dan/atau samada item-item tersebut adalah untuk kelulusan, perbincangan atau notasi Lembaga Pengarah. Apabila perlu, pengurusan kanan atau penasihat luar juga dijemput untuk menghadiri mesyuarat Lembaga Pengarah dan Jawatankuasa Lembaga Pengarah bagi memberi penjelasan lanjut mengenai perkara-perkara agenda yang dibincangkan agar Lembaga Pengarah dan/atau Jawatankuasa Lembaga Pengarah boleh membuat keputusan yang telah dipertimbangkan sewajarnya.