FGV Annual Report 2013

(iv) Ensure structured communication between the Board and the Audit Committee; (v) Ensure proceedings of meetings are recorded and the minutes circulated to and confirmed by the Audit Committee Chairman before disseminating to the Board; and (vi) Ensure Audit Committee recommendations presented to the Board are supported by papers, including Report of the Audit Committee or minutes that explains the rationale for the Audit Committee’s recommendations. 6.2 Frequency and Attendance (i) Meetings shall be conducted at least four times annually, or more frequently as circumstances dictate; (ii) The Chairman, in consultation with the Secretary, shall determine the frequency of the meeting and discuss the schedule of meetings with all participants concerned; (iii) The Group President/CEO, Chief Financial Officer and Chief Internal Auditor may attend the meetings upon invitation of the Audit Committee; (iv) The Audit Committee may invite the Group President/ CEO or any Audit Committee member or other officer of the listed subsidiaries to attend its meetings to provide any clarification of matters related to the listed subsidiaries; (v) Other members of the Board, Senior Management or any other employee may be invited to the meeting by the Audit Committee; and (vi) The Audit Committee shall meet with the external auditors without executive board members and management present at least twice a year. 6.3 Notice and Agenda (i) Proper notice shall be issued for any Audit Committee meeting and the Chairman shall ensure that proper agenda is prepared for the meeting; and (ii) The agenda and relevant papers for the Audit Committee meeting must be issued at least a week in advance of each meeting. 6.4 Quorum (i) In order to form a quorum for the meeting, the majority of the members present must be independent Directors; and (ii) In the absence of the Chairman, the members present shall elect a Chairman for the meeting from amongst the members present. (iv) Memastikan komunikasi yang teratur antara Lembaga Pengarah dan Jawatankuasa Audit; (v) Memastikan prosiding mesyuarat direkod dan minit diedarkan kepada dan disahkan oleh Pengerusi Jawatankuasa Audit sebelum diedarkan kepada Lembaga Pengarah; dan (vi) Memastikan saranan Jawatankuasa Audit yang dibentangkan kepada Lembaga Pengarah disokong oleh kertas kerja, termasuk Laporan Jawatankuasa Audit atau minit yang menjelaskan rasional saranan Jawatankuasa Audit tersebut. 6.2 Kekerapan dan kehadiran (i) Mesyuarat hendaklah diadakan sekurang-kurangnya empat kali setahun, atau lebih kerap jika keadaan memerlukan; (ii) Pengerusi, selepas berunding dengan Setiausaha, hendaklah menentukan kekerapan mesyuarat dan membincangkan jadual mesyuarat dengan semua pihak yang berkenaan. (iii) Presiden/CEO Kumpulan, Ketua Pegawai Kewangan dan Ketua Audit Dalaman boleh menghadiri mesyuarat atas jemputan Jawatankuasa Audit; (iv) Jawatankuasa Audit boleh menjemput Presiden/CEO Kumpulan atau mana-mana ahli Jawatankuasa Audit atau pegawai lain dari anak-anak syarikat tersenarai untuk menghadiri mesyuaratnya bagi memberikan sebarang penjelasan berhubung perkara berkaitan anak-anak syarikat tersenarai. (v) Ahli-ahli Lembaga Pengarah, Pengurusan Kanan atau mana-mana kakitangan lain boleh menghadiri mesyuarat jika diundang oleh Jawatankuasa Audit; dan (vi) Jawatankuasa Audit hendaklah bermesyuarat dengan juruaudit luar tanpa kehadiran ahli lembaga pengarah eksekutif dan pihak pengurusan terkini sekurang-kurangnya dua kali setahun. 6.3 Notis dan Agenda (i) Notis yang sewajarnya hendaklah dikeluarkan untuk sebarang mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengerusi hendaklah memastikan bahawa agenda yang sewajarnya disediakan untuk mesyuarat. (ii) Agenda dan kertas kerja yang berkenaan dengan mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah dikeluarkan sekurang-kurangnya seminggu sebelum setiap mesyuarat. 6.4 Korum (i) Bagi membentuk sebuah korum mesyuarat, majoriti ahli yang hadir mestilah dari kalangan Pengarah bebas; dan (ii) Ahli-ahli yang hadir hendaklah memilih seorang Pengerusi bagi mesyuarat tersebut dari kalangan ahli-ahli yang hadir, jika Pengerusi tidak hadir. Felda Global Ventures Holdings Berhad 165